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    5.会议的时间不可太长

    据生理学家研究表明，参加开会和讨论时，人的脑力最佳状态只能保持40～45分钟，人在生理上产生疲劳感的界限是1小时。超过这个界限，与会者的注意力就会松懈，会场上就会出现窃窃私语和轻微的骚动。在这种情况下，主持者如果坚持继续开会，多数发言者就只能重复别人的发言，而显现不出创见。生理学家们给这种状态专门取了个名称，叫作“反面活动阶段”。在这个阶段，主持者会很难驾驭与会者，这一阶段通过的决议，容易带上“激进”的色彩。如果会议开得过长，许多与会者一心想快点散会，将会对通过的决议采取无所谓的态度。因此，最紧凑、最有效的会议，一般不应超过1小时。多数与会者需要30～40分钟才能恢复良好的自我感觉，这样才能保持良好的会议效果。

    6.要避免炫耀自己的业绩

    上司在会上吹嘘自己的业绩，以此想抬高自己的威望，其结果必然适得其反。一般情况下，与会者对他所欣赏的人的心理状态是，希望从上司的谈吐中，得到如何把工作搞好的启发，而不是想听他过去的“丰功伟绩”。

    ●言之有度，掌握时机和分寸

    开会时往往有这种情况：有时大家意见比较集中，而会议主持人却不能及时总结，提请大家转入另一项议题，便出现了冷场，拖延了时间；在征求大家意见时，有的人一声不吭，有的人翻来覆去，谈不到点子上，越扯越远；也有时人们争论不休，互不服气……

    会议上发生了冷场、争论、跑题等情况怎么办？这就要求会议主持人能够细致了解会议进程，掌握与会人员的心理，恰到好处地、适时地对会议进行引导。意见基本一致时，立即终止；意见大同小异时，允许求同存异，及时终止；很难一致时，下次再议；对于离题太远的发言，会议主持者可寻找时机予以引导、提醒，拉回到正题。为了不分散大家的精力，不浪费大家的时间，不冲击会议的中心议题，主持者必须十分注意掌握讲话的时机和火候。

    除此之外，会议主持者还要注意掌握说话的分量和分寸。这也是“度”的一种要求。

    语言的分量是由词意和态度两个主要因素构成的。词意是指语言的本意，态度是指表达时所持的表情和情绪。比如，上司在主持会议时，要批评下级人员的工作差错或较大的失误，这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错，而批评的分量过重，未免有小题大做之嫌，被批评者不服气，大家也不满意。如果是较大失误，而批评分量过轻，既达不到教育当事人的目的，又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感，不能使人闻者足戒。当然，不做具体分析，以理服人，而是无限上纲、乱批一通，也不会有好效果。因此，根据问题的性质、程度，在讲话的时候，就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。

    分寸是衡量语言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意词意上的细微差别，尤其是同义词、近义词之间的细微差别，二是注意态度和语调的区别，这种分寸也是会影响到分量的。我们的目的是，既要弄清问题，又要教育下属。指出问题的严重性，进行严肃的批评，不一定非要大嗓门、声色俱厉不可。语言尖刻，态度粗暴，甚至出口伤人，以挖苦、讽刺、嘲笑他人为乐事，必定造成对方的反感和抵触，不利于问题的解决，也不利于团结。

    ●因会制宜，善于调动大家的情绪
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